Как выбрать эффективное приложение для организации работы

Содержание

Приложения для повышения продуктивности с многофункциональным подходом обещают решить множество проблем с организацией задач. Идея выглядит многообещающе. Однако на практике они часто оказываются не столь эффективными.

Ощущение перегруженности

При использовании многофункциональных приложений вы получаете доступ к множеству функций: календарям, спискам дел, возможностям ведения заметок и другим. Сначала кажется, что вы нашли идеальное решение для управления проектами, но при практическом использовании возникает множество затруднений.

Многие такие приложения имеют загроможденные интерфейсы, особенно если они новые и еще не успели пройти через несколько итераций улучшений пользовательского опыта. Панели управления кажутся громоздкими, а навигация бывает более сложной, чем нужно.

Даже более простые многофункциональные приложения могут производить ощущение перегруженности, если в них слишком много функций. Если на компьютере их использование еще можно выдержать, то мобильные версии часто разочаровывают даже больше.

Чрезмерная сложность

Некоторые пользователи (включая разработчиков) ошибочно полагают, что чем больше функций у приложения, тем оно лучше. На практике это работает наоборот: вы сталкиваетесь с перегрузкой и часто не знаете, с чего начинать. Необходимость освоить все функции приводит не к эффективности, а к дополнительным усилиям без результата.

Ярким примером такого приложения является Notion. Хотя я использую его для заметок, в организации своей жизни я перестал полагаться на него. Часто я чувствовал, что необходимо использовать каждый доступный шаблон, а это отнимает время и силы.

Недостаточная надежность

Работая в технической сфере, я стал свидетелем множества изменений приложений. Многие из них пришли и ушли, и я стал скептически относиться к новым инструментам, которые не прошли испытания временем. В условиях быстрого развития технологий, особенно во времена экономических изменений, многие новые многофункциональные приложения оказываются ненадежными.

Не стоит доверять инструменту, который обещает решить все ваши проблемы, но есть риск, что он просто исчезнет, получив последующее финансирование. Часто встречаю ситуации, когда такие приложения часто не синхронизируют данные или даже теряют их.

Стремление к идеальности

Функции многофункциональных приложений могут обмануть вас, заставляя думать, что у вас должен быть идеальный подход к работе. Это может привести к тому, что вы тратите усилия на оформление задач с помощью симпатичных диаграмм или досок Канбан вместо непосредственного выполнения работы.

В итоге, обременяя себя необходимостью поддерживать идеальную систему, вы только усложняете процесс работы. Порой стоит задуматься о том, действительно ли нужны все эти отвлекающие элементы. Простота и сосредоточенность на выполнении задач являются хорошими стратегиями повышения продуктивности.

Проще — лучше

Хотя избегание переключений контекста имеет значение, для достижения хороших результатов вы можете использовать более простые приложения. Вместо многофункционального инструмента рассмотрите возможность применения:

Todoist или Things 3 для управления задачами (или, возможно, даже использование бумажных списков дел);
Google Calendar или Apple Calendar для управления временем;
Asana для долгосрочного планирования;
Google Keep, Notion или Apple Notes для ведения заметок.

Для большинства задач вам не нужно большое количество инструментов. Системы на основе простоты и удобства могут сделать вашу работу более продуктивной и менее напряженной..